Shopware bietet eine Reihe von Möglichkeiten für das schnelle und übersichtliche Management aller eingehenden Bestellungen.

Unter dem Punkt "Kunden / Bestellungen" können alle weiteren Einstellungen vorgenommen werden, die für die Bearbeitung der Kundenaufträge notwendig sind.

In der Übersicht haben Sie auf der linken Seite die Möglichket Ihre Bestellungen nach Datum, Bestellstatus, Zahlstatus oder Zahlart gefiltert ausgeben zu lassen. So können Sie sich z.B. auch alle Bestellungen filtern lassen die über die ePayment-Schnittstelle (Lastschrift, Kreditkarte, etc.) abgewickelt/gebucht wurden. Geplatzte Lastschriften können Sie z.B. finden, indem Sie nach dem Bezahlstatus "Inkasso" filtern.

Unter dem Reiter "Statistiken" finden Sie eine statistische Auswertung von Umsatz, Anzahl der Bestellungen, welche Zahlungsart wie oft gewählt wurde, sowie die Anzahl der wichtigsten Bestellstatis für den von Ihnen gewählten Zeitraum.

Auf der rechten Seite sehen Sie eine Tabelle mit den gelisteten Bestellungen. Wichtige Informationen wie z.B. den Zeitpunkt der Bestellung, die Bestellnr., Betrag, Transaktionsnr., Bestellstatus, Zahlstatus, Kunde und Zahlart entnehmen Sie schon direkt aus der Tabellenübersicht. Durch einen Klick auf die jeweilige Bezeichnung des Tabellenkopfes (Spaltenüberschriften) haben Sie die Möglichkeit eine individuelle Sortierung z.B. nach der Bestellnr. vorzunehmen.

Unter der Tabelle befindet sich eine Optionsleiste. Hier sehen Sie wieviele Bestellungen bereits für den ausgewählten Zeitraum eingetroffen sind. Ebenfalls in der Optionsleiste befindet sich ein Suchfeld, hier können Sie schnell und einfach z.B. direkt nach einer Bestellnr. oder Transaktionsnr. suchen.

Der Bestellstatus bezeichnet die Statusinformation für den Kunden. Wie weit ist der Bestellvorgang vorangegangen oder gibt es Probleme bei der Bestellung?

Der Zahlstatus zeigt dem Kunden ob das Geld angekommen ist, es Verspätungen gibt, eine Mahnung geschickt wurde oder Ähnliches.

Halten Sie diese Zustände aktuell, um nicht nur Ihnen den perfekten Überblick zu schaffen, sondern um auch den Kunden auf dem aktuellsten Stand zu halten.

Es wird nicht jeder Status für den Kunden in der Storefront angezeigt. Nicht unbedingt jeder interne Status muss zwingend für den Kunden einsehbar sein. Weitere Infos finden Sie hier.

Shopware bietet Ihnen die Möglichkeit den Bestellstatus und den Zahlstatus schnell und einfach direkt in der Bestellübersicht zu ändern. Klicken Sie hierzu einfach doppelt (Doppelklick) in das Feld von Bestellstatus oder Zahlstatus. Wählen Sie den gewünschten neuen Status aus. Durch erneuten Klick in das Übersichtsfenster wird die Auswahl übernommen und es öffnet sich das Pop-Up mit dem vorausgefüllten eMail-Text.

Über das Bearbeiten-Symbol auf der rechten Seite gelangen Sie zur Bestell-Bearbeiten-Maske in einem neuen Tab oder in einem neuen Fenster zu öffnen.

Die Bestellabschluss-eMail ist die Bestellbestätigungs-eMail die der Kunde nach erfolgreicher Bestellung automatisch zugeschickt bekommt. Um den Text dieser eMail zu bearbeiten gehen Sie unter dem Punkt "Einstellungen / eMail-Vorlagen". Hier finden Sie eine Vorlage dieser eMail zum bearbeiten.

Bestellabschluss-eMail (eMail-Vorlage und Variablen)

Status-eMails (Vorlage und Variablen)

Einsehen der hinterlegten Rechnungsadresse, Lieferadresse, Zahlungsart etc..

Hier haben Sie die Möglichkeit, den Bestellstatus anzupassen und Kommentare zu hinterlegen, welche den Kunden später in der Bestellübersicht (Storefront) angezeigt werden.

Alle Artikel der aktuellen Bestellung werden hier aufgelistet. Nachträglich können Anzahl-, Preis- und Statusänderungen vorgenommen werden. Über das rechte Symbol in der Spalte Optionen kann der bestellte Artikel aufgerufen werden. Um eine Bestellposition hinzuzufügen, muss der Button "Bestellposition hinzufügen" angeklickt werden. In der Tabelle darunter erscheint dann eine weitere Zeile, in der Art.-Nr., Bezeichnung etc. angegeben werden kann.

Um Teile einer Bestellung zu stornieren, müssen die betroffenen Artikel unter Status auf storniert gesetzt werden. Damit ein korrekter Stornierungsbeleg erzeugt wird, setzen Sie die Bestellmenge der nicht zu stornierenden Artikel auf 0. Nach der PDF-Generierung können die bestellten Artikel wieder auf den Ursprungszustand und die stornierten Artikel, z.B. auf Menge 0, gesetzt werden.

Shopware hat standardmäßig eine Belegerzeugung integriert. So lassen sich im Handumdrehen Rechnungen, Lieferscheine, Stornierungen und Gutschriften im PDF-Format erzeugen.

Erstellte Belege können in Shopware heruntergeladen und geöffnet werden. Dies geschieht durch Klick auf das Acrobat-Icon unter "Vorhandene Belege". Mit "Reset" können Sie jederzeit den Ursprungszustand der Bestellpositionen wiederherstellen. Sind Ihre Angaben vollständig, so können Sie das gewählte PDF-Dokument mit "Beleg erstellen" erzeugen. Sobald der Erstellprozess abgeschlossen ist, wird der Beleg in der Tabelle sichtbar. Wurde von ausländischen Kunden eine Umsatzsteuer-Id. hinterlegt, kann nach erfolgreicher Überprüfung durch den Shopbetreiber, eine umsatzsteuerbefreite Rechnung erstellt werden. Hierzu muss ein Haken in der Checkbox "Umsatzsteuerbefreit" gesetzt werden. Das so erzeugte PDF weist dann keine MwSt. mehr aus, sondern nur noch Netto-Beträge.